Facility management – Contrôle qualité facilité et optimisation du temps de travail pour un meilleur rendement

Maintenir la qualité sur le terrain

Pour les entreprises de gestion des services généraux, le maintien de normes de qualité élevées représente une part importante du service à la clientèle.  Effectuer un processus de contrôle qualité sur le terrain peut s’avérer laborieux.

Pour nos clients actifs dans la gestion des services généraux, la solution DiM.Pen a permis que les opérations de contrôle qualité et suivi des heures, par exemple, se déroulent sans encombre.

Nous avons numérisé un processus papier qui exigeait un fort volume de travail

Ils ont instauré le stylo numérique principalement pour les chefs d’équipe et pour certaines équipes d’entretien. Ils font leurs rapports et suivi des heures et notent tous types d’observations sur une fiche.

Par le passé, ils auraient dû rapporter les fiches au bureau et saisir manuellement les données dans une base de données.

Aujourd’hui, ils utilisent la solution DiM.Pen pour la collecte des informations et les envoient directement au siège via une connexion Bluetooth. Les données sont accessibles en quelques secondes, alors qu’il fallait plusieurs jours avec l’ancien système.

La mise en œuvre de la solution DiM.Pen a permis un service à la clientèle encore meilleur tout en améliorant l’efficacité et la sécurité de nos employés

Plus besoin d’entrer des données

Les stylos digitaux ressemblent à des stylos billes et fonctionnent de la même manière, à la différence  qu’ils sont équipés d’une petite caméra infrarouge enregistrant tout ce qui est écrit.

Toute information envoyée au siège est par conséquent automatiquement enregistrée dans les bases de données du client et il n’est plus nécessaire d’entrer les informations manuellement. Les périodes de pointe de travail intense en fin de mois sont donc réduites.

Les équipes de travail utilisent également le stylo numérique pour effectuer des enquêtes de satisfaction auprès des clients. Le client signe le questionnaire avec le stylo digital et le questionnaire est retourné automatiquement au siège.

Le stylo est aussi utilisé pour rassembler les messages des équipes en une seule adresse email grâce à un système de messagerie groupée.

Facilité d’utilisation : un plus

Être en mesure de renvoyer des documents remplis depuis n’importe quel endroit est extrêmement utile, surtout lorsque les équipes de travail sont sur le terrain dans divers endroits.

Le fait que tout le monde peut utiliser ce système a facilité sa mise en œuvre

Un des grands avantages de la solution DiM.Pen est sa facilité d’utilisation. Dans la plupart des entreprises, les employés présentent une large palette de niveaux d’éducation, la facilité d’utilisation est un grand plus. Les nouveaux employés peuvent utiliser le stylo numérique rapidement sans avoir à suivre une formation au préalable.

Résumé

Clients : Entreprises actives dans la gestion des services généraux.

Défi : simplifier le processus de contrôle qualité et de la gestion des heures en réduisant la saisie manuelle des données et en facilitant la transmission rapide des formulaires au quartier général.

Bénéfices : un processus administratif plus rapide – une facturation plus efficace et une saisie de données facilitée. Les nouveaux employés peuvent commencer à travailler efficacement sans formation préalable. Traçabilité plus aisée des auteurs, du lieu heure et de la date.