Accélérer le processus de facturation sans perturber la tâche des collaborateurs
Les directeurs commerciaux et responsables de secteurs basés au siège principal avaient besoin d’une solution permettant le transfert des informations fournies par les collaborateurs de service et de maintenance qui sont sur le terrain. Ces documents tenaient également lieu de preuve documentaire de la bonne exécution du travail et déclenchaient d’autres processus comme la facturation ou la commande de pièces.
Si les rapports de service et les rapports de mise en service ne sont pas renvoyés au bureau, l’émission de factures ne peut pas se faire, ou est retardée, ce qui a un impact sur les recettes, la profitabilité et le flux de trésorerie.
L’entreprise souhaitait une meilleure solution, qui puisse permettre des mises à jour plus régulières, accélérer le processus de facturation sans toutefois perturber la tâche des collaborateurs.
Solution
La mise en place de la plateforme DiM a répondu besoins de la société. La solution de saisie de données proposée permet la numérisation des rapports de service et de mise en service, les informations sont collectées par les ingénieurs sur le terrain en utilisant principalement un stylo digital. Elles sont ensuite transmises automatiquement à un serveur situé au siège de l’entreprise et intégrées dans les systèmes de back-office.
Bénéfices
- La nouvelle solution a considérablement amélioré l’efficacité de l’activité générale
- La communication entre les collaborateurs sur le terrain et le siège de l’entreprise s’est considérablement améliorée
- La solution a été facilement adoptée par les collaborateurs sur le terrain sans causer de perturbation notable des appels quotidiens
- Une feuille de travail est délivrée et traitée quelques secondes après que le travail soit terminé, la facturation peut se faire sans délai
- Des dossiers plus complets et centralisés permettent un meilleur suivi des performances de service
