3 avantages de digitaliser vos processus
À l’heure actuelle, l’une des préoccupations majeures des entreprises est l’optimisation des processus et des coûts. Et, dans un monde toujours plus digital et digitalisé, les solutions de prédilection semblent reposer sur la digitalisation. Digitalisation des processus, numérisation et automatisation sont les maîtres mots de ces transformations au sein des entreprises. Mais, quels sont les avantages à digitaliser les processus ?
La digitalisation est une composante importante de nos mondes professionnels. Et pour cause, elle permet d’automatiser et d’optimiser les processus de travail. L’optimisation des processus engendre de rapide retour sur investissement (ROI) pour les entreprises qui investissent. Entre réduction de la charge administrative, gain de temps et réduction des coûts, voici 3 avantages à digitaliser ses processus avec des solutions digitales.
1. Réduction de la charge administrative
Le premier avantage est la réduction de la charge administrative. En effet, la digitalisation des processus engendre une automatisation de nombreuses tâches administratives. En ce sens, plusieurs solutions proposent de numériser ou scanner automatiquement les informations comme le stylo digital DiM.Pen ou le DiM.Router. Avec ces solutions, plus besoin de scanner manuellement les documents ni de saisir à double les données. Résultats : la charge administrative est considérablement réduite.
2. Gain de temps
Le deuxième avantage est le gain de temps. En effet, en réduisant la charge administrative et en numérisant automatiquement les informations, on engendre un gain de temps précieux. Il n’y a plus besoin de scanner les documents, ni de les archiver ou de saisir à double les données. Le temps de traitement des documents est divisé au moins par 3. C’est du temps qu’ont les employés pour les tâches à haute valeur ajoutée.
3. Réduction des coûts
Le troisième avantage est la réduction des coûts. En effet, réduction de la charge administrative et gain de temps engendrent une réduction des coûts. Le temps gagné permet de déployer ses ressources autrement et de manière plus rentable, ce qui représente un retour sur investissement intéressant. En outre, en digitalisant les processus, nombre de documents sont numérisés automatiquement, ce qui réduit les impressions et les archives papier. Ces deux éléments réduisent non seulement les ressources nécessaires, mais également les coûts logistiques (imprimantes, encres, papiers et stockage).
Exemple avec le stylo digital DiM.Pen
Nombre de nos activités professionnelles impliquent digitalisation et numérisation de documents. Ces processus peuvent être répétitifs et chronophages. Comme lors de traitements de multiples documents qui doivent être imprimés, remplis de manière manuscrite, scannés puis ressaisis informatiquement par les collaborateurs. Avec le stylo digital DiM.Pen, vous numérisez automatiquement les documents pendant que vous écrivez.
Le stylo digital est un stylo à bille équipé d’une minicaméra. Sa caméra numérise les informations manuscrites pendant qu’elles sont rédigées, sans modifier les habitudes des collaborateurs puisqu’il s’utilise comme n’importe quel autre stylo. Le document est automatiquement numérisé et digitalisé durant le processus de remplissage et les informations sont instantanément accessibles dans les logiciels métiers.
Ainsi, la numérisation et la digitalisation des documents et des informations est automatisée. Cette solution engendre donc une réduction de la charge administrative (plus de scannage, ni double saisie), un gain de temps (instantanément et automatiquement) et une réduction des coûts (moins de papier, moins d’archives, gain de temps).
