Qu’est-ce que la reconnaissance de caractères ?

Un système de reconnaissance optique des caractères analyse optiquement un texte et en produit une version informatique, sous forme d’un fichier texte, comme s’il avait été tapé sur un ordinateur. On utilise également l’acronyme OCR du terme anglais Optical Character Recognition.

La reconnaissance optique de caractères (OCR), un outil performant pour un traitement de données plus efficace

L’Optical Character Recognition (OCR) ou reconnaissance optique de caractères en français, est une technologie qui permet de scanner un document pour le transformer en fichier éditable sur ordinateur ou sur appareil mobile. Il s’agit de la reconnaissance automatique de fichiers imprimés pour les convertir en formats électroniques. Le système permet de convertir un document par simple scan. Leurs systèmes de fonctionnement intégrés permettent aux logiciels de reconnaitre différentes polices, caractères d’ordinateur ou de machine à écrire. Certains converter sont en mesure de faire la reconnaissance d’écriture manuscrite.

Pourquoi l’OCR est-il important ?

La reconnaissance de caractère est aujourd’hui très utilisée dans le monde professionnel pour le traitement de texte de meilleure qualité, la gestion de documents, ou encore le classement de certains fichiers utiles pour garantir la réussite de son activité.

La plupart des flux métier impliquent la réception d’informations provenant de médias imprimés. Les formulaires papier, les factures, les documents juridiques numérisés et les contrats imprimés font tous partie des processus métier. Ces gros volumes de documents prennent beaucoup de temps et d’espace à stocker et à gérer. Bien que la gestion des documents sans papiers soit la voie à suivre, la numérisation du document en image crée des difficultés. Ce processus nécessite une intervention manuelle et peut se révéler fastidieux et lent.

La technologie OCR résout le problème en convertissant les images de texte en données textuelles qui peuvent être analysées par d’autres logiciels métier. Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour effectuer des analyses, rationaliser les opérations, automatiser les processus et améliorer la productivité.

Quels sont les avantages de l’utilisation de l’OCR ?

L’OCR procure un grand nombre d’avantages pour un professionnel dans n’importe quel secteur d’activité :

• Gain de temps : pour les traitements d’information, il suffit de scanner et d’enregistrer le fichier au format souhaité ;
• Réduction des marges d’erreurs : avec la saisie manuelle des données ;
• Classement plus organisé : facilitant les recherches, vous pouvez classer chaque fichier converti dans une catégorie spécifique ;
• Gestion plus efficace : pour tous les dossiers essentiels pour l’activité.

C’est un outil révolutionnaire qui évite la perte de temps dans les traitements physiques de documents, améliorant ainsi la productivité d’une entreprise.

Comment utiliser la reconnaissance de caractère avec les solutions de DPC ?

1- Création du formulaire PDF – Création du formulaire sur un outil de traitement de texte (word, Excel, etc.) puis le sauvegarder et l’exporter au format PDF. Le fichier PDF peut inclure au maximum 256 pages couvrant tous les formats de A5 à A3. Pour chaque page, le format de la page peut être défini soit de manière horizontale, soit verticale. Si le formulaire est créé avec Adobe Acrobate, les composantes seront importées automatiquement (cases à cocher, champs, saisie de texte, etc.)

2- Activation de la reconnaissance de caractères – Ouverture du formulaire dans le DiM. Client, ajout des composants, cases, signatures, texte, etc. Pour chaque champ, une information spécifique peut être paramétrée tel que : texte libre, nom de ville, n° postal, répertoire structuré de termes / mots clés, ce qui permettra une reconnaissance de caractères optimale.

3- Impression du formulaire papier

4- Remplissage du formulaire – Le formulaire est rempli par l’utilisateur à l’aide du stylo digital de la même façon qu’un stylo normal. L’information saisie est ensuite envoyée au serveur soit via Bluetooth, soit via câble USB.

5- Gestion des données collectées – Le contenu manuscrit des formulaires est automatiquement converti au format texte, XML ou sous forme d’image PNG. Validation possible et/ou export vers votre ERP.

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