L’utilisation du stylo digital pour les rapports de fin de fabrication chez MATISA
Fleuron de l’industrie helvétique depuis plus de 75 ans, Matisa est aujourd’hui un acteur incontournable dans la construction de machines pour la maintenance et le renouvellement des voies de chemin de fer.
Les machines d’entretien ferroviaire MATISA répondent aux exigences les plus pointues en termes de qualité, fiabilité et sécurité.
Besoin du client
Nous cherchions un outil qui permette de gérer des formulaires de contrôle qualité hétérogènes ou fortement automatisés en utilisant un support papier.
Nous avions testé une solution ordi/tablette pendant un an mais ce n’était pas fiable. Il y a eu une forte résistance au changement, au final on s’est rendu compte que le papier c’était mieux et plus pratique.
Les points forts de la solution
Solution mise en place : le digital pen ou stylo numérique
Retour des équipes de Matisa qui ont mis en place notre solution pour simplifier les contrôles qualités des machines.
Utilisation facile sur le terrain et mise en place rapide
Le stylo digital DiM.Pen permet une utilisation facile sur le terrain, en effet, il a de nombreux avantages :
- Il tient dans la poche : le stylo est équivalent à un stylo classique, il ne prend pas de place et n’est pas lourd.
- Utilisation simultanée : plusieurs stylos digitaux peuvent être utilisés pour remplir un même document.
- Ce n’est pas plus compliqué : utilisation du même formulaire par les équipes tout au long du contrôle.
Cette solution permet une grande précision, nos équipes l’appel souvent le stylo magique tant il a fait évoluer les processus.
De plus, il est possible de faire un mix stylo et tablette pour une transition plus douce.
Une meilleure traçabilité des documents
Notre objectif n’était pas de gagner du temps sur le contrôle mais de gagner du temps sur la récupération de données. Arrêter de se dire où est ce document ? Éviter la perte de temps dans la récupération des données et la perte des documents. Parfois la perte d’un document obligeait à refaire plusieurs étapes de contrôle, donc entrainait une perte de temps.
Aujourd’hui, tous les documents de la journée sont disponibles en ligne le soir même ce qui permet une meilleure traçabilité. Les données saisies remontent directement dans les GED et le document est inséré dans le workflow de validation.
Nous avons ainsi la preuve à chaque étape du plan de contrôle. Les recherches dans notre base sont facilitées grâce à l’outil recherche et aux mots clés.
Afin d’appuyer les vérifications, il est possible d’ajouter des photos tout au long des formulaires.
Un de nos clients était impressionné par la traçabilité possible grâce au stylo, ils trouvent incroyable de passer du papier à une succession d’outils automatiquement.
Informations traitées en temps réel
La solution DiM nous permet de savoir où on en est dans les contrôles, si les délais sont tenus et d’avoir une bonne idée de l’avancement.
Pour le métier, pour le suivi de chantier, lorsqu’on parle de temps réel, cela veut dire sur une journée.
Obtenir des KPI poussés
Les KPI ou indicateurs clés de performance sont des outils et chiffres importants pour prendre des décisions.
Dans notre cas, grâce à la solution DiM, nous arrivons à :
- Anticiper réellement les retards et les non-conformités afin de les réduire. C’est un des premiers retours sur investissement obtenu après la mise en place de la solution.
- Gagner du temps sur la production.
Avantages de faire appel à DPC Solutions
Chacun de nos dossiers est unique. C’est ce qu’on appelle le design à la commande. La solution génère un document de contrôle sur mesure et adapté au cas du client à auditer. La mise en page est à chaque fois différente, notre plateforme logicielle implémente cette contrainte.
Le nombre de pages pour un formulaire est illimité ce qui est pratique car parfois un rapport de fin de fabrication peut faire plus d’une centaine de pages. Autre point intéressant, il est possible de rentrer aléatoirement les informations dans les pages. Les utilisateurs ne sont pas obligés de saisir dans l’ordre chronologique des pages. En effet, le système reconnait la page et remet les informations directement au bon endroit.
Comme pour tout projet de digitalisation des processus il est important d’accompagner les équipes dans ce changement et de les préparer.
Il faut procéder par étape et ne pas oublier de former les équipes pour les aider dans l’utilisation des nouveaux outils.
Par exemple, nous avons mis en place cette nouvelle solution pour toutes les nouvelles machines afin de digitaliser directement leurs contrôles. Nous avons directement créé le bon document et pu perfectionner et optimiser le processus. Il est inutile de numériser des processus ou des outils qui n’existeront plus prochainement.
Processus d’utilisation et étapes clés
Création du formulaire
Génération automatique d’un formulaire d’environ 500 pages.
Saisie des informations
Exécution des contrôles dont certains requièrent des formulaires statistiques basés sur des modèles et qui seront renseignés avec la même technologie :
- La soumission au fil de l’eau des tests effectués dans le formulaire principal, par remontées des saisies des stylos numériques (digital pen).
- La soumission des contrôles sur formulaires statiques annexes.
- Le contrôle et le flux de correction des tests réalisés.
Utilisation et remontées des données
Remontée des données et des formulaires dans le système de suivi d’avancement du contrôle et la gestion électronique documentaire.
Saisie et reconnaissance des données
Page de gauche : saisie manuscrite avec le stylo digital DiM.Pen.
Page de droite : reconnaissance numérique des données écrites sur le formulaire papier.
Intégration directe au système de ticketing
Les données saisies sur le formulaire sont directement classifiées dans notre système de ticketing Leankit.
Suivi et statistiques
Dans le tableau de bord de Qliksense les utilisateurs retrouvent toutes les informations pour un suivi de qualité. Ils ont accès aux statistiques et à l’avancement directement.
Toutes les données sont directement envoyées dans la GED pour l’archivage et sauvegarde des données.
